Thói quen nhỏ #24 - Thẻ công việc

Có một lúc nào đó bạn cảm thấy có quá nhiều việc phải làm không? Rồi nhiều khi rối rắm chẳng biết nên làm việc nào trước, nên làm việc nào sau? Làm sao để quản lý công việc một cách đơn giản mà hiệu quả? Có lẽ bạn nên thử chiến thuật “thẻ công việc” này xem sao nhé!

Những vật dụng bạn cần sẽ là: một chiếc kéo (hoặc dao rọc giấy), một xấp giấy khoảng 7 tờ A4. Khi đã có chúng trong tay, bạn hãy cắt 4 tờ giấy A4 ra làm những mảnh nhỏ hình chữ nhật, cỡ A8 (khoảng 5 x 7 cm), chúng sẽ được dùng làm thẻ công việc. Còn 3 tờ A4 còn lại, bạn hãy dùng để gập thành ba chiếc hộp Origami xinh xắn, dùng làm hộp đựng thẻ. Còn bây giờ là cách sử dụng.

Đầu tiên bạn hãy lấy những tấm thẻ trên, ghi tất cả những công việc bạn đang cần làm, muốn làm, sẽ làm ra. Mỗi việc trên một tấm thẻ, không cần phải theo thứ tự nào cả, cứ hiện ra trong đầu là viết xuống thôi, công việc càng cụ thể, càng chi tiết càng tốt, viết được ra càng nhiều càng tốt.

Sau đó bạn hãy lấy ba chiếc hộp trên, ghi chữ lên trên đó lần lượt là: Làm ngay; Rảnh thì làm; Đã hoàn thành. Rồi bạn việc tiếp theo phải làm là gì rồi đấy. Hãy phân loại những tấm thẻ công việc vào hộp tương ứng. Cách làm này sẽ có rất nhiều lợi ích, cụ thể như sau:

  1. Nhiều khi chúng ta cảm thấy quá nhiều việc phải làm, là do chúng ta đã không ghi chúng ra, cách làm này giúp bạn có cái nhìn tổng thể về những việc mình cần làm. Tự nhiên bạn sẽ thấy nhẹ đầu.
  2. Đây cũng là một hệ thống quản lý công việc rất trực quan. Mỗi khi có công việc mới bạn hãy ghi ra, và đưa thẻ vào hộp. Mỗi khi định làm việc gì, thì lấy thẻ đó ra, làm xong thì đưa vào hộp “Đã hoàn thành”.
  3. Với giấy và bút, bạn sẽ tách mình được ra khỏi sự phụ thuộc vào công nghệ: laptop, máy tính, công cụ nhắc việc, lên lịch v.v… mà vẫn đảm bảo được mình biết việc gì để làm.
  4. Cầm theo tấm thẻ công việc cũng sẽ là một công cụ giúp nhắc nhở bạn tập trung hơn đấy. Bạn sẽ luôn biết rằng mình đang làm việc gì, mức độ quan trọng của nó, và khi làm xong, bỏ vào hộp hoàn thành, cảm giác thật thích!

Trên đây chỉ là 4 trong số rất nhiều lợi ích của thẻ công việc. Bạn hãy sáng tạo thêm nhiều cách dùng nữa nhé. Ngày xưa trong team của mình, tôi còn sáng tạo thêm một hộp nữa gọi là “Nhờ ai đó”, và để vào đó những tấm thẻ chứa các đầu việc của mọi người trong team, rồi khi giao việc thì đưa cho họ một chiếc thẻ, trên đó có kèm deadline và yêu cầu công việc thật là V.I.P.

P.s. Nếu nắm được nguyên lý, bạn có thể tự tạo ra các thói quen nhỏ thú vị. Nhận thêm nhiều thói quen hằng tuần tại fususu.com/bi-quyet-thanh-cong/#gift

8 Likes

Cảm ơn anh nhiều. Chúc anh buổi tối vui vẻ :slight_smile::slight_smile::slight_smile:

1 Like